Из карточки рейса отправляется комплект из двух документов: счёта и акта. Нельзя отправить здесь только один PDF или заменить акт произвольным вложением. Подготовка комплекта и подпись — разные права: сотрудник может подготовить документы, а подписать их должен уполномоченный коллега.
Что подготовить
Бухгалтеру нужны номер рейса, готовые счёт и акт, ИНН клиента и подключение Saby у своей компании. Для подписи нужны право подписи ЭДО, рабочий сертификат и настроенный компьютер. Проверьте реквизиты до начала: во время подписания содержимое файлов должно оставаться неизменным.
Проверить комплект
- Откройте «Рейсы», найдите рейс и откройте его карточку.
- Откройте «Счёт». Сверьте клиента, номер, дату, сумму и назначение платежа с согласованными условиями.
- Убедитесь, что для счёта создан акт. Сообщение «Для отправки необходим акт» означает отсутствие акта, а не отсутствие картинки PDF.
- Проверьте ИНН получателя в карточке клиента. Если его нет, исправьте клиента и вернитесь к комплекту.
- В блоке «ЭДО · Saby» нажмите «Отправить в ЭДО». Если комплект уже обрабатывался, действие может называться «Статус ЭДО».
- Выполните предлагаемые панелью подготовку и подпись. Если подготовкой занимается один сотрудник, а подписью другой, передайте коллеге номер рейса: он должен открывать тот же комплект, а не создавать новый.
- Дождитесь результата отправки и снова откройте статус. Пока запрос выполняется, не нажимайте отправку повторно и не редактируйте счёт в другом окне.
Как читать результат
«Отправлено в Saby» означает передачу оператору. Это ещё не подпись клиента. «Ждём контрагента в Saby» — ожидается действие получателя. «Подписано контрагентом» — следующий результат обмена. Сохраняйте различие между отправкой и окончанием документооборота, когда отчитываетесь перед руководителем.
Если панель сообщает, что PDF будут подготовлены автоматически, не прикладывайте вручную случайные версии файлов: сервис сформирует документы перед подписью. Но исходные реквизиты всё равно должны быть верны.
Пример
По рейсу №4521 создан счёт №125 на 85 000 ₽ и акт. Бухгалтер проверяет ИНН заказчика, готовит комплект, уполномоченный сотрудник подписывает. После отправки бухгалтер фиксирует «Отправлено в Saby», а не сообщает клиенту, что тот уже подписал документы. При следующей проверке ориентируется на статус получателя.
Если отправка остановилась
- «Подключите Saby ЭДО в настройках компании». Проверьте подключение у текущей компании. Подключение другой организации не подойдёт.
- «Заполните ИНН получателя». Исправьте именно заказчика счёта, затем вернитесь в панель.
- «Счёт отменён». Отменённый счёт отправлять нельзя. Сначала разберитесь с правильным документом, не меняйте статус ради обхода проверки.
- «Нет прав на подготовку и подписание ЭДО». Обратитесь к администратору. Право просмотра не даёт права подготовить или подписать.
- «Сначала подготовьте комплект к подписи». Документы ещё не в состоянии ожидания подписи: выполните подготовку с соответствующим правом.
- «Сессия подписи истекла». Подготовленные данные подписи действуют 15 минут. Повторите подписание через панель; не пытайтесь дослать старую подпись.
- «Документы изменились. Повторите подписание». Кто-то изменил исходные данные или состав файлов. Обновите панель, заново проверьте комплект и подпишите актуальную версию.
- «Комплект уже отправлен». Проверьте статус; повторная отправка того же комплекта блокируется намеренно.
Обращение в поддержку
Нажмите в чате «Не помогло — написать в поддержку». Укажите рейс, номер счёта, стадию — подготовка, подпись или отправка — и точный текст ошибки. Добавьте время попытки и скриншот панели. Пароль Saby, PIN токена и закрытый ключ не нужны.